De pequeños siempre dijimos “Gracias” por todos aquellos favores que recibíamos de las demás personas, hemos encontrado esa palabra que encierra un sentimiento especial y que regocija el alma para mantenernos siempre unidos y por lo tanto con mucho cariño le expresamos un “Gracias” al Rector de la Universidad del Cauca, al Señor Director del Servicio Nacional – SENA, por habernos permitido seguir creciendo como personas, por concedernos una preparación más profunda, que redundará en mayor beneficio de nuestro trabajo diario y a los instructores que entregaron en nosotros ese bagaje de conocimientos, que unidos a nuestras buenas intenciones se fundieron en los mejores resultados tanto individuales como colectivos; “Gracias”, a todos los compañeros que pusieron las mejores disposiciones para trabajar en grupo, a sabiendas que debíamos olvidar las contradicciones para construir al unísono los mejores momentos de camaradería, antagonismo luchando por un objetivo en común, cual era el sacrificio de nuestras ocupaciones diarias para irradiar la alegría que genera el hecho de haber cumplido a cabalidad la misión propuesta. Nuestro equipo de trabajo, Adriana, Alice, Francy y Margarita, una bendición especial porque logramos vencer los innumerables inconvenientes de toda índole, para organizar una parte de nuestro archivo, quedando con la deuda de terminarlo, para darle más claridad y transparencia a nuestro sitio de trabajo
DIAGNOSTICO ARCHIVO FIC
El archivo de gestión de 2010 se encuentra en un archivador vertical de madera, se describe la ubicación de los documentos con una relación en el vértice superior de la gaveta teniendo en cuenta las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. Los documentos correspondientes al año 2010 están organizados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de la Universidad del Cauca.
La Facultad de Ingeniería Civil cuenta con un sitio destinado para el archivo de documentos anteriores al 2010, están depositados en cajas, separados por años y organizados por asuntos. El sitio tiene buena iluminación, no es húmedo, carece de sistema de prevención contra insectos y roedores, los cuales son un eminente riesgo para los documentos (papeles).
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
El Archivo de Gestión de la Facultad de Ingeniería Civil, correspondiente a los años 2007, 2008 y 2009 se encuentra ubicado en cajas destinadas para este propósito, clasificadas de acuerdo con el asunto, tienen marbete y están sin foliar. Se evidencia la carencia de la aplicación de las Tablas de Retención Documental. De acuerdo con un requerimiento hecho por las directivas, aproximadamente en el año 2006, el archivo de gestión de años anteriores fue trasladado al Archivo Central sin ninguna organización.
La Unidad Administrativa a diagnosticar es la Facultad de Ingeniería Civil, adscrita a la Vicerrectoría Académica, ubicada en el Sector de Tulcán de la Universidad del Cauca. La responsabilidad de este archivo está en cabeza del Decano, Ingeniero Julio César Diago Franco, quien cuenta con un equipo de cinco personas, encargadas de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que se producen en esta unidad administrativa.
El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es el documento que se utiliza para las remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental. (Anexo 1).
La Unidad Administrativa cuenta con los muebles y equipos indispensables para las labores de archivo, entre ellos Un archivo vertical de madera con 4 gavetas, tres archivadores verticales metálicos con 4 gavetas cada uno, un archivador rodante con 4 servicios de 3 entrepaños, de 3.5 mts. de largo por 2.5 mts. de ancho. El espacio asignado para el archivo es un lugar seco, cuenta con buena iluminación y ventilación.
Las historias académicas, que hacen parte de un fondo acumulado, se encuentran ubicadas en un espacio diferente para su debida organización y respectiva transferencia primaria a la División de Admisiones y Registro Académico, sitio destinado para su conservación final.
Las Historias Académicas se encuentran en un proceso de clasificación y organización, la cual se ha iniciado en forma cronológica, ubicándolas en cajas donde se clasificaran alfabéticamente, se realizará la depuración y foliación correspondiente, dejando los tipos documentales de acuerdo con la lista de chequeo establecida por la Facultad.
En las cajas (unidad de conservación de los documentos) donde se hacen las transferencias se anexa un índice que contenga los nombres de las historias que se transfieren, las cajas deben ir rotuladas de acuerdo con lo establecido en el manual de Archivo y Correspondencia de la Universidad. (Anexo 2).
En la Facultad de Ingeniería Civil se tiene acceso a la consulta del archivo de gestión por parte de otras dependencias y sólo con la autorización del Decano se saca copia de algún documento, no hay ningún registro de préstamo, ni una estadística de consulta.
En la Facultad se cuenta con un presupuesto destinado para la compra de elementos de seguridad y papelería en general.
Durante el proceso de la organizar el archivo se ha solicitado por parte de las aprendices al Ing. Julio Cesar Diago Franco, Decano de la Facultad, el suministro de elementos como guantes, delantales y tapabocas obteniendo su colaboración, sin embargo en la solicitud de legajos, ega y el material propio para la adecuada organización de los documentos en los expedientes, no se ha obtenido ningún resultado porque la Facultad no cuenta con el presupuesto para obtener dichos elementos. Es por lo anterior que los documentos deben ser conservados en las mismas carpetas, salvo que se encuentre en mal estado se deberá cambiar.
En la adecuación del espacio para organizar las cajas donde van los expedientes de los egresados se buscó en el área Comercial estantes que sirvieran para acomodar las cajas que se clasificaron por años. En esta actividad se recurre a la colaboración de un auxiliar para que instale los estantes en la pared, colocando chazos y organizándolos de forma que se distribuya en el espacio que se asignó.
La organización de las carpetas por años se inició a partir del 5 de abril hasta el 23 de julio de este año. Terminada esta actividad y ya trasladado el archivo de egresados al sitio donde se ubicó los estantes, se ubican los expedientes en sus respectivas cajas
La depuración y la foliación de los expedientes se inician a partir del mes de Agosto, además se está elaborando los rótulos de las carpetas para la identificación y tramitando el formato de transferencias primarias.
CONCLUSIÓN
- Es necesario la organización del archivo para garantizar un tratamiento documental correcto y así garantizar su preservación y sobretodo la accesibilidad y difusión de los mismos.
- La realización de la transferencia de las historias académicas a la División de Admisiones Registro y Control Académico permite cumplir con el requisito exigido por el Técnico en Asistencia en Administración Documental y la dependencia cumple con las exigencias establecidas en el Manual de Archivo y Correspondencia de la Universidad del Cauca.
ARCHIVO DE GESTION
Con base en las directrices impartidas por la instrutora Rocio Astudillo, presentamos a continuacion el trabajo final del Archivo de Gestion de la Facultad de Ingenieria Civil.
El objetivo de este ejercicio consistió, cada integrante del grupo debía realizar el expurgo, foliación, rótulos y realización del índice.
La actividad realizada se aplicó a la subserie identifica con el código 8.3 -90.13, Resoluciones de los años 2007 a 2009, y la subserie 8.3.2-92.8, Solicitud de Servicios, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.
La serie 8.3 - 90.13 se refiere a las Resoluciones que produce la Facultad de Ingenieria Civil sobre la Homologación, cancelación de materias y de reingreso a la carrera.
Durante el desarrollo de esta actividad se pudo evidenciar la falta de organización en las Resoluciones, lo cual permitio identificar que la Tabla de Retención Documental debe ser ajustada. Debe implementarse las subseries de acuerdo con el tema que se esta tratando, en este caso se recomienda separar las resooluciones de acuerdo al asunto. Esta clasificación permite una mejor ordenación de los documentos.
La Unidad Administrativa cuenta con los muebles y equipos indispensables para las labores de archivo, entre ellos Un archivo vertical de madera con 4 gavetas, tres archivadores verticales metálicos con 4 gavetas cada uno, un archivador rodante con 4 servicios de 3 entrepaños, de 3.5 mts. de largo por 2.5 mts. de ancho. El espacio asignado para el archivo es un lugar seco, cuenta con buena iluminación y ventilación.
Esta labor se realizó inicialmente con las funcionarias Alice, Francy y Margarita.
La señora Adriana Gaviria se dedicó al archivo del Sindicato, el cual consistiá en organizar el fondo acumulado que existía en esa dependencia, el informe de esta actividad se puede ver en seguida. Terminada esta labor se unió al grupo para continuar con el proyecto asignado a la Facultad de Ingeniería Civil.
Esta labor se realizó inicialmente con las funcionarias Alice, Francy y Margarita.
La señora Adriana Gaviria se dedicó al archivo del Sindicato, el cual consistiá en organizar el fondo acumulado que existía en esa dependencia, el informe de esta actividad se puede ver en seguida. Terminada esta labor se unió al grupo para continuar con el proyecto asignado a la Facultad de Ingeniería Civil.
FONDO ACUMULADO SINDICATO
FONDO DOCUMENTAL
Nombre archivo: Sintraunicol Seccional Popayán
Dirección: Carrera 3 # 3N – 51 Barrio Liceo
Ciudad: Popayán
Departamento: Cauca
Fecha de inicio: Junio de 2010
ETAPA I
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO
FONDO ACUMULADO SINTRAUNICOL SECCIONAL POPAYAN
El Fondo Acumulado del Sindicato de Trabajadores de la Universidad del Cauca está conformado por los documentos producidos por la Junta Directiva en razón de sus funciones.
Ubicación física:
El Fondo al que se le práctica el diagnostico, se encuentra ubicado en un salón del Edificio del Área de Mantenimiento de la Universidad del Cauca en la ciudad de Popayán.
Objetivo General.
Determinar a través de normas y métodos de archivos la importancia de los documentos que se encuentran en el fondo documental perteneciente al Fondo Documental de Sintraunicol.
Objetivos Específicos.
- Establecer el estado actual del Fondo Acumulado, a través del diagnostico por muestreo del fondo documental del Sindicato de la Universidad del Cauca.
- Realizar la medición del Fondo Acumulado, para determinar el volumen de documentos a intervenir.
- Establecer los recursos humanos y físicos, equipos, muebles y materiales a emplear y su valor económico en la organización documental.
- Establecer las medidas de salud y seguridad Ocupacional de prevención durante el desarrollo de las labores archivísticas, como también planificar el manejo de situaciones que impliquen la conformidad de un plan de contingencia.
1. ESTADO ACTUAL DEL FONDO ACUMULADO
1.1. Deficiencias
Con la realización del diagnóstico se determinaron los siguientes aspectos:
- Las condiciones generales de la documentación
- Estado actual de las instalaciones locativas
- El mantenimiento y limpieza
- Las condiciones de seguridad
Como resultado de ello se evidenció que los documentos de archivo para organizar presentan las siguientes deficiencias:
- Toda la información que contiene el acervo documental que ha desarrollado el Sindicato está en 80% inutilizada, porque se desconoce en su totalidad el tipo de información que se alberga, y que podría eventualmente apoyar o suministrar información a las funciones actuales.
- No existe un plan periódico y continuo de limpieza de depósitos y de los documentos de archivo.
- El estado actual de los documentos contribuye a la perdida de la memoria institucional de la entidad.
Se determinó el estado de conservación de los documentos de archivo, los soportes en los que están los documentos de archivo, al igual que los sistemas de almacenamiento (estantes y demás mobiliario) y las condiciones ambientales del depósito.
1.2.1. Deterioro de los documentos.
Se identificaron elementos en términos del estado de conservación de la documentación, teniendo en cuenta tipos de deterioro (biológico, químico y físico), se pudo establecer que los documentos de archivo presentan:
Deterioro de Tipo Biológico en los documentos de archivo:
- El papel presenta manchas superficiales de color amarillo
- Presencia de excremento de roedores
- Alto grado de suciedad
- Presentan hongos
Deterioro de Tipo Químico en los documentos de archivo
- El papel presenta manchas de oxido asociadas al proceso de corrosión de los ganchos de cosedora y gancho legajador que sujetan los documentos de archivo.
- La cantidad de polvo que poseen los documentos de archivo han ocasionado el daño a los caracteres externos.
Deterioro de Tipo Físico en los documentos de archivo
- Los documentos de archivos poseen mucho polvo que han ocasionado manchas en el soporte.
- Maltrato y mal manejo de los documentos de archivo, lo que ha ocasionado rasgadura y perdida de información.
- Uso de adhesivos que han favorecido al crecimiento de microorganismos que aceleran los proceso de acidez.
- Algunos documentos de archivos se encuentran en cajas no adecuadas que generan, dobladuras, roturas en los cantos y filos de los documentos de archivo.
- Los documentos de archivo presentan dobleces y pliegues.
- Los documentos por el mal depósito en el que se encuentran están expuestos directamente a desastres involucrados con el fuego, la contaminación biológica.
- Presencia de ganchos de cosedora, gancho de legajar y AZ.
1.2.2. Condición ambiental del depósito
Se realizó una inspección ocular de la infraestructura del depósito y se determino aspectos que inciden con el deterioro de la documentación.
Iluminación: El espacio donde están depositados los documentos de archivo cuenta con la iluminación artificialmente, la luz artificial fluorescente cuando se activa no alcanza a dar directo a los documentos.
Ventilación: Cuenta con una sola ventana protegida con vidrio y reja, la dirección es en diagonal a la puerta principal. El techo sin protección, lo que ocasiona el ingreso de roedores, animales e insectos.
1.2.3. Condición de almacenamiento de los documentos de archivo
En este aspecto se toma como base, las unidades de conservación, la estantería, nivel de distribución física de los documentos, sistema de ordenación, herramientas de descripción y recuperación documental.
Por lo anterior se establece que el Fondo Documental del Sindicato, no cuenta con algunas unidades de conservación adecuadas, pues varios documentos de archivos están en AZ, sueltos y otros se encuentran en cajas no adecuadas para el almacenamiento, es de destacar que hay estantes.
No cuenta con ningún sistema de ordenación, no hay herramientas de descripción por cuanto no es recuperable alguna información sobre su historia de creación.
1.2.4. Mantenimiento y limpieza
En este aspecto se identifico la relación del mantenimiento, el tipo de limpieza que se realiza en el depósito, la frecuencia y los materiales empleados. Así mismo, los aspectos relacionados con el control de plagas.
Es determinante este aspecto para labor archivística, por protección de la salud humana y la conservación de los documentos de archivo, pero lamentablemente el depósito de archivo no cuenta con ninguna tarea de limpieza ni control de plagas, pues el primer día que se visito el depósito se encontraron elementos y materiales que ocasionan daños en los documentos de archivos tales como: partes de computador, tóner, herramientas de construcción, cajas de cartón dañadas y otros.
Se pudo constatar la falta de mantenimiento y limpieza del depósito porque los documentos de archivo están muy empolvados.
1.2.5. Condiciones de Seguridad
Las condiciones en las que se encuentra el Fondo son regulares, pues el mismo depósito constituye un elemento de inseguridad por las condiciones antes expuestas, además no se cuenta con los planes de prevención de desastres, siendo el depósito un posible blanco de estos, no se encuentra extintores, señalización, alarmas, vigilancia, restricciones de acceso a los depósitos, condiciones de las instalaciones eléctricas entre otros.
El depósito de archivo es muy vulnerable a la humedad, iluminación y aireación.
2. COMPILACION DE LA INFORMACION
En el archivo actual de Sintraunicol se encontraron los siguientes documentos que se producen entorno a sus funciones:
- Actas
- Solicitudes de permisos sindicales
- Paz y salvos
- Certificaciones de saldos
- Documentos contables: comprobantes de egreso, cheques
- Libranzas: para créditos de los afiliados
- Citaciones
- Formatos de descuentos: créditos por parte de los afiliados
- Formatos de tesorería: relación de pagos, libros de bancos, conciliaciones bancarias, reembolsos de caja menor, relación de gastos caja menor, presupuesto de ingresos, presupuesto de gastos.
En el Sindicato no se encuentran Manuales de funciones y procedimientos ni organigramas. Se presenta un inconveniente en la reconstrucción de la evolución institucional.
1. DIAGNOSTICO – VALORACION DEL FONDO ACUMULADO IDENTIFICADO.
El diagnóstico, requiere de un trabajo minucioso y cuidadoso, para obtener resultados excelentes, basados en el estudio de la primera etapa.
Según diagnostico realizado se presentaría la siguiente clasificación:
1. Actas
1.1. Sesión de Junta.
1.2. Asambleas.
2. Acuerdos
3. Boletines
4. Citaciones
4.1. Reuniones
4.2. Asambleas
5. Circulares
5.1. Central Unitaria de Trabajadores CUT.
5.2. Sutec.
5.3. Sintraunicol Nacional
6. Contabilidad
7. Constancias
7.1. Consultorio Jurídico.
8. Convocatorias
8.1. Central Unitaria de Trabajadores CUT.
8.2. Sintraunicol Nacional.
8.3. Elecciones de Junta.
9. Dotación
10. Hojas de Vida
10.1. Trabajadores Oficiales
10.2. Empleados Públicos.
10.3. Unidad de Salud.
10.4. Pensionados.
10.5. Retirados.
10.6. Secretarias.
11. Informes
11.1. Directivos de Junta.
11.2. Sintraunicol Nacional.
11.3. Vigilantes.
12. Inventarios.
13. Juegos Nacionales.
14. Resoluciones.
15. Solicitudes
2. RECURSOS HUMANO Y FÍSICOS NECESARIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL FONDO ACUMULADO
2.1. Recurso Humano: Costos laborales que implica la intervención, diagnostico y valoración del fondo acumulado.
Los costos laborales para el personal de archivo, tienen como base el salario mínimo legal vigente y estará a cargo de la secretaria de la entidad.
2.1.1 Diagnostico, organización y elaboración de las tablas de valoración documental.
Para la elaboración de las TVD se tendrá en cuenta las siguientes etapas:
1. Identificación del Fondo Acumulado y compilación de información Institucional.
2. Diagnóstico – Valoración del Fondo Acumulado identificado.
3. Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico Integral, para la intervención del Fondo Acumulado.
4. Valoración.
ETAPA III
ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
1. Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral, para la intervención del Fondo Acumulado.
Realizada esta etapa se utilizaran los siguientes materiales y herramientas de trabajo:
1.1. Materiales de archivo, equipos:
- Papelería
- Lapiceros
- Portaminas
- Borrador
- Legajadores
- Ganchos para cosedora
- Regla
- Teléfono
- Fax
- Computador
- Impresora
1.2. Herramientas de archivo
- Cosedora
- Perforadora
- Sacaganchos
- Internet
1.3. Espacio y logística para desarrollar el trabajo.
El cronograma nos permite evidenciar el tiempo necesario para la ejecución del trabajo y el presupuesto necesario.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Esta etapa nos permite aplicar los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:
1. Clasificación
2. Ordenación
3. Descripción. Se debe tener en cuenta que se dejará automatizada toda la información.
Anexo 1
Recursos Físicos y técnicos.
En estos recursos se requiere un depósito que este adecuado para la protección, custodia y conservación de la información resguardada en el archivo.
Este será responsabilidad propia de la Junta Directiva del Sindicato de disponer los recursos para adecuar un lugar o construirlo, y quien debe encabezar la realización de este será la secretaria de la Organización Sindical, por ser la directa responsable de la custodia de la memoria institucional.
Anexo 2
Materiales de Oficina.
Descripción Cantidad
Lápices HB No.2 5
Esferos de Tinta Negra BIC 1
Marcadores de Tinta Negra 1
Resma de papel – carta 10
Borradores 1
Saca ganchos 1
Clips plásticos (cajas) 25
Alcohol (frasco) 1
Algodón 1
Colbón para papel 1
Tijeras 1
Sacapuntas 1
Bisturí 1
Anexo 3
Muebles y equipos de oficina.
Descripción Cantidad
Computador 1
Impresora 1
Mesa de trabajo 3
Mueble para centro computo 1
Silla tipo secretaria 1
Asientos 2
Anexo 4
Mobiliario y unidades de conservación de archivo
Descripción Cantidad
Archivo rodante 1
Cajas Por determinar
Legajos 500
TRABAJOS A PRESENTAR FINALIZADOS
1. Cuadro de clasificación documental
2. Tablas de valoración documental
3. Documentos Organizados y ubicados en sus respectivas unidades de conservación.
4. Índice, Inventario y catalogo de descripción de los documentos.
ENTREGA TRABAJO FINAL
El viernes 10 de diciembre, el grupo de trabajo de la Facultad de Ingeneiria Civil, termina con agrado y satisfacción la actividad correspondiente al Archivo de Gestión.
El 14 de diciembre hacemos entrega oficial del Archivo de Gestión a la Instructora Rocío Astudillo Escobar.
Deseamos una Feliz Navidad y un venturoso año 2011.
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