FONDO DOCUMENTAL
Nombre archivo: Sintraunicol Seccional Popayán
Dirección: Carrera 3 # 3N – 51 Barrio Liceo
Ciudad: Popayán
Departamento: Cauca
Fecha de inicio: Junio de 2010
ETAPA I
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO
FONDO ACUMULADO SINTRAUNICOL SECCIONAL POPAYAN
El Fondo Acumulado del Sindicato de Trabajadores de la Universidad del Cauca está conformado por los documentos producidos por la Junta Directiva en razón de sus funciones.
Ubicación física:
El Fondo al que se le práctica el diagnostico, se encuentra ubicado en un salón del Edificio del Área de Mantenimiento de la Universidad del Cauca en la ciudad de Popayán.
Objetivo General.
Determinar a través de normas y métodos de archivos la importancia de los documentos que se encuentran en el fondo documental perteneciente al Fondo Documental de Sintraunicol.
Objetivos Específicos.
- Establecer el estado actual del Fondo Acumulado, a través del diagnostico por muestreo del fondo documental del Sindicato de la Universidad del Cauca.
- Realizar la medición del Fondo Acumulado, para determinar el volumen de documentos a intervenir.
- Establecer los recursos humanos y físicos, equipos, muebles y materiales a emplear y su valor económico en la organización documental.
- Establecer las medidas de salud y seguridad Ocupacional de prevención durante el desarrollo de las labores archivísticas, como también planificar el manejo de situaciones que impliquen la conformidad de un plan de contingencia.
1. ESTADO ACTUAL DEL FONDO ACUMULADO
1.1. Deficiencias
Con la realización del diagnóstico se determinaron los siguientes aspectos:
- Las condiciones generales de la documentación
- Estado actual de las instalaciones locativas
- El mantenimiento y limpieza
- Las condiciones de seguridad
Como resultado de ello se evidenció que los documentos de archivo para organizar presentan las siguientes deficiencias:
- Toda la información que contiene el acervo documental que ha desarrollado el Sindicato está en 80% inutilizada, porque se desconoce en su totalidad el tipo de información que se alberga, y que podría eventualmente apoyar o suministrar información a las funciones actuales.
- No existe un plan periódico y continuo de limpieza de depósitos y de los documentos de archivo.
- El estado actual de los documentos contribuye a la perdida de la memoria institucional de la entidad.
Se determinó el estado de conservación de los documentos de archivo, los soportes en los que están los documentos de archivo, al igual que los sistemas de almacenamiento (estantes y demás mobiliario) y las condiciones ambientales del depósito.
1.2.1. Deterioro de los documentos.
Se identificaron elementos en términos del estado de conservación de la documentación, teniendo en cuenta tipos de deterioro (biológico, químico y físico), se pudo establecer que los documentos de archivo presentan:
Deterioro de Tipo Biológico en los documentos de archivo:
- El papel presenta manchas superficiales de color amarillo
- Presencia de excremento de roedores
- Alto grado de suciedad
- Presentan hongos
Deterioro de Tipo Químico en los documentos de archivo
- El papel presenta manchas de oxido asociadas al proceso de corrosión de los ganchos de cosedora y gancho legajador que sujetan los documentos de archivo.
- La cantidad de polvo que poseen los documentos de archivo han ocasionado el daño a los caracteres externos.
Deterioro de Tipo Físico en los documentos de archivo
- Los documentos de archivos poseen mucho polvo que han ocasionado manchas en el soporte.
- Maltrato y mal manejo de los documentos de archivo, lo que ha ocasionado rasgadura y perdida de información.
- Uso de adhesivos que han favorecido al crecimiento de microorganismos que aceleran los proceso de acidez.
- Algunos documentos de archivos se encuentran en cajas no adecuadas que generan, dobladuras, roturas en los cantos y filos de los documentos de archivo.
- Los documentos de archivo presentan dobleces y pliegues.
- Los documentos por el mal depósito en el que se encuentran están expuestos directamente a desastres involucrados con el fuego, la contaminación biológica.
- Presencia de ganchos de cosedora, gancho de legajar y AZ.
1.2.2. Condición ambiental del depósito
Se realizó una inspección ocular de la infraestructura del depósito y se determino aspectos que inciden con el deterioro de la documentación.
Iluminación: El espacio donde están depositados los documentos de archivo cuenta con la iluminación artificialmente, la luz artificial fluorescente cuando se activa no alcanza a dar directo a los documentos.
Ventilación: Cuenta con una sola ventana protegida con vidrio y reja, la dirección es en diagonal a la puerta principal. El techo sin protección, lo que ocasiona el ingreso de roedores, animales e insectos.
1.2.3. Condición de almacenamiento de los documentos de archivo
En este aspecto se toma como base, las unidades de conservación, la estantería, nivel de distribución física de los documentos, sistema de ordenación, herramientas de descripción y recuperación documental.
Por lo anterior se establece que el Fondo Documental del Sindicato, no cuenta con algunas unidades de conservación adecuadas, pues varios documentos de archivos están en AZ, sueltos y otros se encuentran en cajas no adecuadas para el almacenamiento, es de destacar que hay estantes.
No cuenta con ningún sistema de ordenación, no hay herramientas de descripción por cuanto no es recuperable alguna información sobre su historia de creación.
1.2.4. Mantenimiento y limpieza
En este aspecto se identifico la relación del mantenimiento, el tipo de limpieza que se realiza en el depósito, la frecuencia y los materiales empleados. Así mismo, los aspectos relacionados con el control de plagas.
Es determinante este aspecto para labor archivística, por protección de la salud humana y la conservación de los documentos de archivo, pero lamentablemente el depósito de archivo no cuenta con ninguna tarea de limpieza ni control de plagas, pues el primer día que se visito el depósito se encontraron elementos y materiales que ocasionan daños en los documentos de archivos tales como: partes de computador, tóner, herramientas de construcción, cajas de cartón dañadas y otros.
Se pudo constatar la falta de mantenimiento y limpieza del depósito porque los documentos de archivo están muy empolvados.
1.2.5. Condiciones de Seguridad
Las condiciones en las que se encuentra el Fondo son regulares, pues el mismo depósito constituye un elemento de inseguridad por las condiciones antes expuestas, además no se cuenta con los planes de prevención de desastres, siendo el depósito un posible blanco de estos, no se encuentra extintores, señalización, alarmas, vigilancia, restricciones de acceso a los depósitos, condiciones de las instalaciones eléctricas entre otros.
El depósito de archivo es muy vulnerable a la humedad, iluminación y aireación.
2. COMPILACION DE LA INFORMACION
En el archivo actual de Sintraunicol se encontraron los siguientes documentos que se producen entorno a sus funciones:
- Actas
- Solicitudes de permisos sindicales
- Paz y salvos
- Certificaciones de saldos
- Documentos contables: comprobantes de egreso, cheques
- Libranzas: para créditos de los afiliados
- Citaciones
- Formatos de descuentos: créditos por parte de los afiliados
- Formatos de tesorería: relación de pagos, libros de bancos, conciliaciones bancarias, reembolsos de caja menor, relación de gastos caja menor, presupuesto de ingresos, presupuesto de gastos.
En el Sindicato no se encuentran Manuales de funciones y procedimientos ni organigramas. Se presenta un inconveniente en la reconstrucción de la evolución institucional.
1. DIAGNOSTICO – VALORACION DEL FONDO ACUMULADO IDENTIFICADO.
El diagnóstico, requiere de un trabajo minucioso y cuidadoso, para obtener resultados excelentes, basados en el estudio de la primera etapa.
Según diagnostico realizado se presentaría la siguiente clasificación:
1. Actas
1.1. Sesión de Junta.
1.2. Asambleas.
2. Acuerdos
3. Boletines
4. Citaciones
4.1. Reuniones
4.2. Asambleas
5. Circulares
5.1. Central Unitaria de Trabajadores CUT.
5.2. Sutec.
5.3. Sintraunicol Nacional
6. Contabilidad
7. Constancias
7.1. Consultorio Jurídico.
8. Convocatorias
8.1. Central Unitaria de Trabajadores CUT.
8.2. Sintraunicol Nacional.
8.3. Elecciones de Junta.
9. Dotación
10. Hojas de Vida
10.1. Trabajadores Oficiales
10.2. Empleados Públicos.
10.3. Unidad de Salud.
10.4. Pensionados.
10.5. Retirados.
10.6. Secretarias.
11. Informes
11.1. Directivos de Junta.
11.2. Sintraunicol Nacional.
11.3. Vigilantes.
12. Inventarios.
13. Juegos Nacionales.
14. Resoluciones.
15. Solicitudes
2. RECURSOS HUMANO Y FÍSICOS NECESARIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL FONDO ACUMULADO
2.1. Recurso Humano: Costos laborales que implica la intervención, diagnostico y valoración del fondo acumulado.
Los costos laborales para el personal de archivo, tienen como base el salario mínimo legal vigente y estará a cargo de la secretaria de la entidad.
2.1.1 Diagnostico, organización y elaboración de las tablas de valoración documental.
Para la elaboración de las TVD se tendrá en cuenta las siguientes etapas:
1. Identificación del Fondo Acumulado y compilación de información Institucional.
2. Diagnóstico – Valoración del Fondo Acumulado identificado.
3. Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico Integral, para la intervención del Fondo Acumulado.
4. Valoración.
ETAPA III
ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
1. Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral, para la intervención del Fondo Acumulado.
Realizada esta etapa se utilizaran los siguientes materiales y herramientas de trabajo:
1.1. Materiales de archivo, equipos:
- Papelería
- Lapiceros
- Portaminas
- Borrador
- Legajadores
- Ganchos para cosedora
- Regla
- Teléfono
- Fax
- Computador
- Impresora
1.2. Herramientas de archivo
- Cosedora
- Perforadora
- Sacaganchos
- Internet
1.3. Espacio y logística para desarrollar el trabajo.
El cronograma nos permite evidenciar el tiempo necesario para la ejecución del trabajo y el presupuesto necesario.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Esta etapa nos permite aplicar los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:
1. Clasificación
2. Ordenación
3. Descripción. Se debe tener en cuenta que se dejará automatizada toda la información.
Anexo 1
Recursos Físicos y técnicos.
En estos recursos se requiere un depósito que este adecuado para la protección, custodia y conservación de la información resguardada en el archivo.
Este será responsabilidad propia de la Junta Directiva del Sindicato de disponer los recursos para adecuar un lugar o construirlo, y quien debe encabezar la realización de este será la secretaria de la Organización Sindical, por ser la directa responsable de la custodia de la memoria institucional.
Anexo 2
Materiales de Oficina.
Descripción Cantidad
Lápices HB No.2 5
Esferos de Tinta Negra BIC 1
Marcadores de Tinta Negra 1
Resma de papel – carta 10
Borradores 1
Saca ganchos 1
Clips plásticos (cajas) 25
Alcohol (frasco) 1
Algodón 1
Colbón para papel 1
Tijeras 1
Sacapuntas 1
Bisturí 1
Anexo 3
Muebles y equipos de oficina.
Descripción Cantidad
Computador 1
Impresora 1
Mesa de trabajo 3
Mueble para centro computo 1
Silla tipo secretaria 1
Asientos 2
Anexo 4
Mobiliario y unidades de conservación de archivo
Descripción Cantidad
Archivo rodante 1
Cajas Por determinar
Legajos 500
TRABAJOS A PRESENTAR FINALIZADOS
1. Cuadro de clasificación documental
2. Tablas de valoración documental
3. Documentos Organizados y ubicados en sus respectivas unidades de conservación.
4. Índice, Inventario y catalogo de descripción de los documentos.