El archivo de gestión de 2010 se encuentra en un archivador vertical de madera, se describe la ubicación de los documentos con una relación en el vértice superior de la gaveta teniendo en cuenta las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. Los documentos correspondientes al año 2010 están organizados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de la Universidad del Cauca.
La Facultad de Ingeniería Civil cuenta con un sitio destinado para el archivo de documentos anteriores al 2010, están depositados en cajas, separados por años y organizados por asuntos. El sitio tiene buena iluminación, no es húmedo, carece de sistema de prevención contra insectos y roedores, los cuales son un eminente riesgo para los documentos (papeles).
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
El Archivo de Gestión de la Facultad de Ingeniería Civil, correspondiente a los años 2007, 2008 y 2009 se encuentra ubicado en cajas destinadas para este propósito, clasificadas de acuerdo con el asunto, tienen marbete y están sin foliar. Se evidencia la carencia de la aplicación de las Tablas de Retención Documental. De acuerdo con un requerimiento hecho por las directivas, aproximadamente en el año 2006, el archivo de gestión de años anteriores fue trasladado al Archivo Central sin ninguna organización.
La Unidad Administrativa a diagnosticar es la Facultad de Ingeniería Civil, adscrita a la Vicerrectoría Académica, ubicada en el Sector de Tulcán de la Universidad del Cauca. La responsabilidad de este archivo está en cabeza del Decano, Ingeniero Julio César Diago Franco, quien cuenta con un equipo de cinco personas, encargadas de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que se producen en esta unidad administrativa.
El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es el documento que se utiliza para las remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental. (Anexo 1).
La Unidad Administrativa cuenta con los muebles y equipos indispensables para las labores de archivo, entre ellos Un archivo vertical de madera con 4 gavetas, tres archivadores verticales metálicos con 4 gavetas cada uno, un archivador rodante con 4 servicios de 3 entrepaños, de 3.5 mts. de largo por 2.5 mts. de ancho. El espacio asignado para el archivo es un lugar seco, cuenta con buena iluminación y ventilación.
Las historias académicas, que hacen parte de un fondo acumulado, se encuentran ubicadas en un espacio diferente para su debida organización y respectiva transferencia primaria a la División de Admisiones y Registro Académico, sitio destinado para su conservación final.
Las Historias Académicas se encuentran en un proceso de clasificación y organización, la cual se ha iniciado en forma cronológica, ubicándolas en cajas donde se clasificaran alfabéticamente, se realizará la depuración y foliación correspondiente, dejando los tipos documentales de acuerdo con la lista de chequeo establecida por la Facultad.
En las cajas (unidad de conservación de los documentos) donde se hacen las transferencias se anexa un índice que contenga los nombres de las historias que se transfieren, las cajas deben ir rotuladas de acuerdo con lo establecido en el manual de Archivo y Correspondencia de la Universidad. (Anexo 2).
En la Facultad de Ingeniería Civil se tiene acceso a la consulta del archivo de gestión por parte de otras dependencias y sólo con la autorización del Decano se saca copia de algún documento, no hay ningún registro de préstamo, ni una estadística de consulta.
En la Facultad se cuenta con un presupuesto destinado para la compra de elementos de seguridad y papelería en general.
Durante el proceso de la organizar el archivo se ha solicitado por parte de las aprendices al Ing. Julio Cesar Diago Franco, Decano de la Facultad, el suministro de elementos como guantes, delantales y tapabocas obteniendo su colaboración, sin embargo en la solicitud de legajos, ega y el material propio para la adecuada organización de los documentos en los expedientes, no se ha obtenido ningún resultado porque la Facultad no cuenta con el presupuesto para obtener dichos elementos. Es por lo anterior que los documentos deben ser conservados en las mismas carpetas, salvo que se encuentre en mal estado se deberá cambiar.
En la adecuación del espacio para organizar las cajas donde van los expedientes de los egresados se buscó en el área Comercial estantes que sirvieran para acomodar las cajas que se clasificaron por años. En esta actividad se recurre a la colaboración de un auxiliar para que instale los estantes en la pared, colocando chazos y organizándolos de forma que se distribuya en el espacio que se asignó.
La organización de las carpetas por años se inició a partir del 5 de abril hasta el 23 de julio de este año. Terminada esta actividad y ya trasladado el archivo de egresados al sitio donde se ubicó los estantes, se ubican los expedientes en sus respectivas cajas
La depuración y la foliación de los expedientes se inician a partir del mes de Agosto, además se está elaborando los rótulos de las carpetas para la identificación y tramitando el formato de transferencias primarias.
CONCLUSIÓN
- Es necesario la organización del archivo para garantizar un tratamiento documental correcto y así garantizar su preservación y sobretodo la accesibilidad y difusión de los mismos.
- La realización de la transferencia de las historias académicas a la División de Admisiones Registro y Control Académico permite cumplir con el requisito exigido por el Técnico en Asistencia en Administración Documental y la dependencia cumple con las exigencias establecidas en el Manual de Archivo y Correspondencia de la Universidad del Cauca.